Interní předpisy poplatníka k vedení daňové evidence

U poplatníků, kteří nejsou účetními jednotkami, nejsou žádné zákonem dané požadavky na úplnost, průkaznost, správnost, srozumitelnost, přehlednost a trvalost účetních záznamů, jako je tomu u účetních jednotek řídících se povinně ustanoveními zákona o účetnictví (ZÚ).

Přesto je nutné i u subjektů nespadajících do režimu ZÚ zabezpečit, aby daňovou evidenci podle § 7b ZDP vedly způsobem, který zaručuje bezproblémové a jednoznačné stanovení základu daně z příjmů. V opačném případě může dojít buď k chybě při vyčíslení základu daně na daňovém přiznání, nebo k tomu, že poplatník nebude při daňové kontrole schopen vysvětlit a obhájit údaje, z nichž při stanovení daňové povinnosti vycházel a které přitom čerpal z nedostatečně průkazně vedené daňové evidence.

Protože daňová evidence slouží primárně ke zjištění základu daně z příjmů, je legislativně upravena především ustanoveními zákona o daních z příjmů (ZDP).

Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci nejsou v podstatě žádným zákonem vázáni, jakým způsobem zachytí peněžní toky, které bezprostředně souvisejí s podnikáním, a stav majetku a dluhů. Není předepsána žádná forma daňové evidence. Přesto je vhodné a v některých případech i nutné stanovit si vnitropodniková pravidla, podle nichž by se měly všechny osoby uvnitř podnikatelského celku řídit. Navíc povinnost tvorby interních předpisů vyplývá i z jiných právních přepisů, např. ze zákona o obchodních korporacích, zákoníku práce, nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) apod.

Z výše uvedeného vyplývá, jakou roli by měla případná individuální interní úprava způsobu vedení daňové evidence hrát a jak k vytváření interních předpisů přistupovat. Účel interních předpisů je v podstatě dvojí:

Ad 1:

Interní předpisy zvyšují vypovídací schopnost daňové evidence a tím i důkazní pozici poplatníka při daňové kontrole. Dostane-li finanční úřad od poplatníka při daňové kontrole k dispozici k dokladům jen nepříliš přehledně vedené evidenční zápisy, ještě zdaleka nemůže být z těchto podkladů beze zbytku přesvědčen o správnosti a zákonnosti stanovení daňového základu. Interními předpisy však může bez problémů zdůvodnit opodstatněnost konkrétní operace, která by jinak mohla vzbuzovat pochybnosti. Nelze podceňovat např. způsob členění příjmů a výdajů, systém evidence záloh, systém evidence finančního leasingu, systém evidence oprav majetku, kdy byla na tuto opravu tvořena rezerva podle zákona o rezervách, vytvoření norem přirozených úbytků zásob nebo určení osob zodpovědných za zaevidování dokladu atd.

Ad 2:

I fyzická osoba, která si sama vede daňovou evidenci a zpracovává přiznání, se nejednou dostane do situace, kdy se během jednoho období několikrát opakuje obdobná operace, kterou lze přitom řešit různými způsoby. Je potom žádoucí držet se stále jednotného postupu (např. způsob evidence drobných předmětů, které nesplňují podmínky pro zařazení do hmotného majetku, způsob přepočtu cizích měn apod.). Tento jednotný postup se snáze dodržuje, je-li alespoň jednoduchou formou písemně zaznamenán, např. v interním předpisu.

Informační význam

Tam, kde má s informacemi co do činění více osob (nemusí jít o velkou akciovou společnost či s. r. o., může se jednat o fyzickou osobu, která vzhledem k velkému rozsahu své činnosti zaměstnává několik pracovníků v oblasti ekonomické agendy), mohou interní předpisy přispět k hladkému toku potřebných informací a zabránit vzniku různých nežádoucích informačních šumů. Metodika konkrétních postupů je tak sladěna i na úrovni více účastníků interního informačního systému a může sloužit i jako nástroj kvalitního vnitřního řízení podnikatelského celku.

Vymezení kompetencí a konkretizace odpovědnosti

S předchozím bodem souvisí i to, že pomocí interních předpisů lze lépe stanovit odpovědnost jednotlivých osob ve věci konkrétních úkonů, přípravy, schvalování a realizace jednotlivých operací (např. podpisový řád, interní předpisy týkající se oběhu dokladů, způsob provádění inventarizace, majetková odpovědnost u pokladen, skladu, dlouhodobého majetku aj.).

Zákon o daních z příjmů stanoví v § 7b ZDP ve věci obsahu daňové evidence prakticky pouze jediný generální požadavek: evidují se příjmy a výdaje v členění, které umožní zjištění základu daně, dále je nutno evidovat majetek a dluhy s tím, že v záležitosti členění majetku a vymezení jeho jednotlivých obsahových složek se postupuje podle účetních předpisů, a to u takového majetku, který ZDP nedefinuje.

Zda je však v konkrétním případě zákonnému požadavku "umožnit zjištění základu daně" učiněno zadost, to je na individuálním posouzení. Proto i potřeba interních předpisů a jejich konkrétní rozsah závisí na individuálním zhodnocení. Interní pravidla budou mít tím větší význam, čím více informací je zpracováváno a čím složitější a různorodější jsou konkrétní případy. Potřeby velké obchodní společnosti s rozsáhlým objemem skladovaných zásob, několika nemovitostmi v obchodním majetku a několikastupňovým finančním řízením budou zcela jiné než u drobného živnostníka se dvěma zaměstnanci. Proto je dobré se k požadavku na vytvoření interních předpisů vždy stavět s přihlédnutím ke konkrétním problémům a potřebám poplatníka a s důrazem na obsahovou (nikoli formální) stránku ne jako k nutnému zlu. Rozhodně není účelem vytvářet opisem paragrafů účetních předpisů formulačně složité a přitom bezobsažné předpisy. Daleko větší hodnotu může v konkrétním případě mít stručný jednostránkový soupis bodů týkající se daňové evidence, případně i zpracování daňového přiznání.

Poplatník s velkým rozsahem činnosti

U poplatníka se složitou agendou, velkým a pestrým rozsahem činnosti (např. provozuje výrobní a obchodní činnost, má sklad materiálu a zboží, platební styk se zahraničím, větší počet zaměstnanců) - viz níže subjekt A - by měly být interními předpisy ošetřeny např. tyto záležitosti:

Interní předpisy, které upravují oběh, zpracování a archivaci dokladů, jsou významným pomocníkem a především prevencí proti případným sankcím. Pomáhají nejenom při archivaci, ale i ke správnému vedení daňové evidence a určování výše daňových výdajů.

K obsahu nejdůležitějších interních předpisů

1. Podpisový řád

Z hlediska dostatečné průkaznosti daňové evidence a veškerých ekonomických operací uvnitř podnikatelského celku by v této interní směrnici měly být uvedeny podpisové záznamy osob, které jednají jménem podnikatelského subjektu navenek (např. mohou podepisovat obchodní smlouvy, disponovat s bankovními účty, jednat s úřady státní správy apod.), ale i uvnitř podnikatelského celku (např. jsou zodpovědné za účetní případ po věcné stránce, za náležitosti daňových dokladů a zaevidování účetních případů). Také pokud si podnikatel nechává zpracovat daňovou evidenci externí firmou, měly by být v podpisovém řádu uvedeny podpisové záznamy a odpovědnost jednotlivých pracovníků této firmy.

Jde-li přitom o drobného živnostníka bez zaměstnanců, bude nejspíš právě on univerzálně zodpovědnou osobou, takže směrnice ohledně pravidel podpisování písemností pozbývá na významu. Jde-li o poplatníka s velkým rozsahem činnosti a více zaměstnanci, je nutné i zdánlivě zanedbatelnou otázku stvrzení odpovědnosti podpisem interně upravit stejně jako způsob podepisování např. inventurních protokolů.

2. Oběh dokladů, přístup k dokladům, skartační řád, seznam evidenčních knih

Jde o interní předpis, který má zejména organizační význam všude tam, kde dochází k častému pohybu dokladů, agendu využívá více osob apod. Oběh dokladů je nutné organizovat tak, aby ke schvalování, zpracování a zaevidování účetních případů docházelo ve lhůtách co nejkratších a odpovídajících…