Zahraniční pracovní cesty
Jaroslava Pfeilerová
Právní úprava:
-
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, zejména:
-
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zejména:
-
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zejména:
-
§ 6 odst. 7 písm. a) – Náhrady cestovních výdajů se nepovažují za příjmy ze závislé činnosti
-
§ 24 odst. 2 písm. zh) – Náhrady cestovních výdajů se považují za výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro zjištění základu daně
-
Vyhláška č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zejména:
-
ČÚS pro podnikatele
-
Pokyn GFŘ D–22
Popis operace:
Nahoru Stravné při zahraniční pracovní cestě
Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně. Na rozdíl od tuzemského stravného je zahraniční stravné stanoveno takovým způsobem, aby pokrylo všechny náklady na stravování zaměstnance (v restauracích a stravovacích zařízení střední skupiny).
Sjedná-li zaměstnavatel nebo určí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného, musí tato základní sazba činit v celých měnových jednotkách, s přihlédnutím k podmínkám zahraniční pracovní cesty a způsobu stravování, nejméně 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby nejméně 50 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem vydaným podle zákoníku práce. Jestliže zaměstnavatel nepostupuje podle věty první, určí zaměstnanci zahraniční stravné z výše základní sazby zahraničního stravného stanovené prováděcím právním předpisem vydaným podle zákoníku práce. Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.
Pro rok 2022 stanoví stravné v cizí měně stanovené v závislosti na délce pracovní cesty v jednom dni vyhláškou MF č. 462/2021 Sb.
Nahoru Doba počátku a konce zahraniční pracovní cesty
Doba, od kdy zaměstnancům vzniká nárok na cestovní náhrady v cizí měně, je mimo jiné závislá i na přepravním prostředku, kterým zaměstnanec cestu vykonal.
Při cestě automobilem, vlakem, autobusem apod. je doba přechodu státní hranice, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli.
V případě cestování letadlem stanoví zákoník práce okamžik počátku a konce doby rozhodné na náhradu cestovních výdajů v cizí měně jako dobu: ...odletu z České republiky a příletu do České republiky...".
Nahoru Snížení zahraničního stravného
Od 1. 1. 2012 byl novelou zákoníku práce nahrazen termín "krácení stravného" termínem "snížení stravného" a také se změnil vlastní postup při snižování stravného. Do konce roku 2011 byl zaměstnavatel oprávněn zaměstnanci, kterému poskytl některé z hlavních denních jídel (snídaně – oběd – večeře), krátit stravné. Zaměstnavatel v podnikatelské i nepodnikatelské sféře tedy stravné krátit mohl, ale nemusel, případně mohl stravné krátit o nižší částku, než stanovil zákoník práce. Případné nesnížení stravného (nebo nižšího snížení) nemělo žádný daňový dopad na zaměstnance ani na zaměstnavatele.
S účinností od roku 2012 zákoník práce stanoví rozdílný postup při snižování zahraničního stravného zaměstnavatelů v podnikatelské a nepodnikatelské sféře:
-
zaměstnavatelé v nepodnikatelské sféře stravné snižovat musí, a to o celou hodnotu stanovenou zákoníkem práce,
-
zaměstnavatelé v podnikatelské sféře můžou stravné snížit v nižší částce, než stanoví zákoník práce, ale rozdíl podléhá dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a také odvodům zákonného pojistného.
Nahoru Poskytnutí více hlavních denních jídel při kratších zahraničních pracovních cestách v jednom dni
V ustanovení § 178 ZP (tedy v části, která se vztahuje na nepodnikatelskou sféru) je stanoveno, že zaměstnanci nepřísluší stravné, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:
V ust. § 170 ZP (tj. v části zákoníku práce, která se vztahuje na podnikatelskou sféru) tato podmínka není stanovena. V případě poskytnutí vyšších náhrad než v nepodnikatelské sféře podléhá toto nadlimitní plnění dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.
Nahoru Souběh nároku na tuzemské i zahraniční stravné v jednom dni
Zejména v první a poslední den zahraniční pracovní cesty stráví zaměstnanec část cesty na území ČR a část cesty v zahraničí. Z toho důvodu je potřebné posoudit, jakým způsobem budeme za tyto dny posuzovat nárok zaměstnance na stravné v české měně a současně v zahraniční měně. Obecně platí, že zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné již v případě, kdy na území cizího státu stráví alespoň jednu celou hodinu. Pokud by však zaměstnanci vznikl nárok i na tuzemské stravné, bude mít nárok na zahraniční stravné až v případě, že doba pobytu zaměstnance na území cizího státu přesáhne 5 hodin.
Nahoru Průjezd více státy v jednom dni zahraniční pracovní cesty
Pokud zaměstnanec v jednom dni projíždí více státy, má nárok na zahraniční stravné toho státu, ve kterém v posuzovaném dni stráví nejvíce času.
Nahoru Měna, ve které je zaměstnanci poskytnuto zahraniční stravné
Zaměstnavatel vyplácí zaměstnanci zahraniční stravné v měně, která je stanovena ve vyhlášce MF. Není však vyloučena možnost, aby se obě strany (zaměstnanec i zaměstnavatel) dohodly na tom, že stravné bude poskytnuto v české měně nebo v jiné cizí měně, než kterou pro konkrétní stát stanoví vyhláška MF. V tomto případě však musí být dodržena následující pravidla:
-
při přepočtu měn bude použit kurz vyhlášený ČNB platný v den vyplacení zálohy (§ 183 a § 184 ZP),
-
ze stravného stanoveného vyhláškou bude nejprve zjištěna korunová hodnota stravného, která bude následně přepočítána na dohodnutou měnu (částku a měnu uvedenou ve vyhlášce je při tomto přepočtu možné považovat za finanční koeficient, prostřednictvím kterého se vypočte výše náhrady).
Nahoru Více zahraničních pracovních cest uskutečněných v jednom dni (§ 170 odst. 4 ZP)
Pro účely poskytování stravného platí obecné pravidlo, že každá pracovní cesta bude posouzena samostatně. V případě více krátkých zahraničních pracovních cest vykonaných v jednom dni se však toto pravidlo neuplatní a pro účely stanovení nároku na zahraniční stravné je nutné doby jednotlivých cest strávených v jednom dni mimo území ČR sečíst.
Zaměstnanec obchodní společnosti se sídlem v Českém Těšíně vykonal v jednom dni více krátkých zahraničních cest do Polského Těšína (doba pobytu na území cizího státu trvala při první pracovní cestě 2 hodiny, při druhé pracovní cestě 3 hodiny a při třetí pracovní cestě 4 hodiny). Pro účely stanovení nároku na zahraniční stravné byla doba strávená na území Polska sečtena a zaměstnanci bylo poskytnuto stravné odpovídající 9 hodinám (tj. 1/3 z denní sazby stanovené prováděcím právním předpisem pro pracovní cesty na území Polska)
Účelem poskytování kapesného je zajištění náhrady za výdaje osobního charakteru vzniklé při pracovní cestě, které nemají charakter žádného výdaje, za nějž zaměstnanci podle zákoníku práce náleží náhrada (poplatek za WC, tzv. bakšišné, platba nosiči zavazadel apod.). Pokud je kapesné zaměstnanci poskytnuto, nemá povinnost zaměstnavateli prokazovat, za co kapesné vynaložil.
V případě zajištění některého z hlavních denních jídel bude základem pro výpočet kapesného stravného před jeho snížením za bezplatně poskytnuté hlavní denní jídlo.
Nahoru Náhrada výdajů za pohonné hmoty
Za kilometry ujeté při pracovní cestě v zahraničí náleží zaměstnanci náhrada za spotřebované pohonné hmoty v cizí měně. Při výpočtu náhrady bude zaměstnavatel vycházet z dokladu o nákupu PHM v zahraničí. Může však nastat situace, kdy zaměstnanec z vážných důvodů příslušný doklad o nákupu PHM v zahraničí nedoloží. Pro tyto případy zákoník práce povoluje při výpočtu jízdních výdajů použít cenu uvedenou zaměstnancem v prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.
Nebude-li zaměstnanec požadovat proplacení náhrady za spotřebovanou PHM v cizí měně, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu jízdních výdajů v české měně při použití průměrných cen stanovených vyhláškou MPSV.
Délka zahraniční pracovní cesty není zákoníkem práce nijak limitována. Po celou dobu trvání pracovní cesty, má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce (stravné, jízdní výdaje, vedlejší výdaje, případně i dobrovolné plnění ve formě kapesného).
Analytické účty:
K účtům 211, 333 a 335 jsou předepsány AÚ podle jednotlivých měn. Účty 333 a 335 mohou být členěny i podle dlužníků, tj. jednotlivých zaměstnanců. Náklady a výnosy jsou sledovány pro daňové účely.
Účetní doklady:
Účetní případy jsou účtovány podle VÚD zpracovaného na podkladě předloženého cestovního příkazu nebo jiného průkazného dokladu o vykonané pracovní cestě.
V případě, kdy jsou zálohy poskytnuty v různých měnách lze na základě rozhodnutí účetní jednotky při vyúčtování zálohy postupovat dvěma způsoby:
-
Přepočítat poskytnuté zálohy při vyúčtování CN na jednu z poskytnutých měn a na tu také přepočítat nároky zaměstnance zjištěné v různých měnách. Při přepočtu je potřebné použít kurz stanovený § 183 ZP – kurz ČNB ke dni poskytnutí zálohy (případně kurz z dokladu o směně v zahraničí).
-
Zálohy ve více měnách lze vyúčtovat také samostatně za každou měnu. Potom je potřebné jednotlivé přeplatky či doplatky vypořádat samostatně v jednotlivých měnách nebo přepočítat na měnu, ve které bude provedeno vyúčtování.
Nejčastější chyby:
Nedostatečná vnitropodniková pravidla pro pracovní cesty (stravné, jiné výdaje).
Daňové dopady:
Vyúčtování náhrad v souladu se zákoníkem práce a při respektování ustanovení zákona o dani z příjmů představuje daňově uznatelné náklady.
Příklad 1 – snížení stravného při zahraniční pracovní cestě
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu do Německa. Pracovní cesta začala 1. 4. v 9:00 hod. a ukončena byla 3. 4. v 7:00 hod. První a druhý den pracovní cesty byl zaměstnanci bezplatně poskytnut oběd. Zaměstnanci náleží zahraniční stravné:
-
první den trvala pracovní cesta 15 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 30 EUR (tj. 2/3 z denní sazby 45 EUR), snížení za oběd 35 %, tj. o 10,5 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 19,5 EUR (30 – 10,5),
-
druhý den trvala pracovní cesta 24 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 45 EUR, snížení za oběd 25 %, tj. o 11,25 EUR, zaměstnanci náleží stravné ve výši 33,75 EUR (45 – 11,25),
-
třetí den trvala pracovní cesta 7 hod. → nárok na stravné podle doby trvání pracovní cesty 15 EUR (tj. 1/3 z denní sazby 45 EUR).
Příklad 2 – souběh tuzemského i zahraničního stravného
Zaměstnanec vykonal na příkaz zaměstnavatele zahraniční pracovní cestu. Poslední den trvání PC strávil část doby na území SRN a část doby na území ČR.
Zadání č. I:
Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 10 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 3 hod. a na území ČR 7 hod. Stanovení nároku na stravné:
-
nárok na zahraniční stravné zaměstnanci nevznikne (netrvala déle než 5 hod.),
-
nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.), minimálně 99 Kč.
Zadání č. II:
Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 7 hodin ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 15 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 7 hod. a na území ČR 8 hod. Stanovení nároku na stravné:
-
nárok na zahraniční stravné 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),
-
nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.), minimálně 99 Kč.
Zadání č. III:
Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR ve 3 hodiny ráno a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště v 6 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 3 hod. a na území ČR 3 hod. Stanovení nároku na stravné:
-
nárok na zahraniční stravné – zaměstnanci vznikne nárok ve výši 15 EUR (1/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),
-
nárok na tuzemské stravné nevznikne (pracovní cesta netrvala 5 hod.).
Zadání č. IV:
Zaměstnanec překročil státní hranici ze SRN do ČR v 15,00 hod. a pracovní cestu ukončil stejný den v místě bydliště ve 21,00 hod. V jeden den tedy činila doba pracovní cesty na území SRN 15 hod. a na území ČR 6 hod. Stanovení nároku na stravné:
-
nárok na zahraniční stravné – zaměstnanci vznikne nárok ve výši 30 EUR (2/3 z částky základní sazby stravného 45 EUR),
-
nárok na tuzemské stravné v prvním časovém pásmu (5–12 hod.) minimálně 99 Kč.
Příklad 3 – tuzemské a zahraniční stravné
Zaměstnanec vyjel dne 22. 2. v 9,00 hod. z Prahy na třídenní služební cestu do Brna. V rámci této pracovní cesty dne 23. 2. odjel z Brna na Slovensko, kde pobýval od 15,00 hod. do 18,50 hod. a následně se vrátil zpět do Brna. Pracovní cestu zaměstnanec ukončil dne 23. 2. v místě bydliště v Praze v 19,00 hod.
Nárok zaměstnance na stravné:
-
První den pracovní cesta trvala na území ČR od 9,00 hod. do 24 hod. (tj. 15 hod.), zaměstnanec má nárok na tuzemské stravné ve druhém časovém pásmu, minimálně 151 Kč.
-
Druhý den trvala pracovní cesta na území ČR 20,5 hod., na území Slovenska 3,5 hod. Zaměstnanci vznikne nárok pouze na tuzemské stravné ve třetím časovém pásmu. Aby zaměstnanci vznikl současně nárok i na zahraniční stravné, musel by na území Slovenska pobývat více než 5 hod.
-
Třetí den trvala pracovní cesta na území ČR celkem 19 hodin. Zaměstnanci vznikne nárok pouze na tuzemské stravné ve třetím časovém pásmu, minimálně 237 Kč.
Příklad 4 – průjezd více státy – zahraniční stravné
Zaměstnanec během zahraniční pracovní cesty v jednom dni projížděl:
-
Slovenskem, kde strávil 14 hodin a Ukrajinou, kde strávil 10 hodin. Vzhledem k tomu, že zaměstnanec strávil v posuzovaném dni více času na území Slovenska, má nárok na stravné stanovené vyhláškou MF č. 462/2021 Sb., pro Slovensko – tj. 35 EUR.
-
Slovenskem, kde strávil 3 hodiny, Rakouskem, kde strávil 4 hodiny a Itálií, kde strávil 3 hodiny. V kalendářním dni zaměstnanec pobýval v zahraničí celkem 10 hodin, nejdéle se zdržoval na území Rakouska a má tedy nárok na stravné ve výši 15 EUR (1/3 z denní sazby 45 EUR, kterou stanoví vyhláška MF č. 462/2021 Sb., pro Rakousko).
Příklad 5 – postup při výpočtu nadlimitního plnění
Zadání č. I:
Zaměstnavatel v neziskové sféře vyslal zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, která v posuzovaném dni trvala 15 hodin. Zaměstnavatel poskytl zaměstnanci bezplatně oběd.
